Selamat Datang di LJM-UMS

Lembaga Penjaminan Mutu (LJM)-UMS, Lembaga yang dulunya bernama QAC ini merupakan lembaga penjaminan mutu tingkat universitas di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS). QAC secara resmi berdiri sejak tahun 2005 pada saat UMS menerima hibah Technological and Professional Skills Development Project (TPSDP). Meski demikian semacam lembaga penjaminan mutu telah ada di UMS sejak tahun 2001 yang pada saat itu cakupan tugasnya masih spesifik mengurusi akreditasi program studi (Prodi). Tugas harian QAC dijalankan oleh seorang Ketua QA, bekerja secara terintegrasi dan komprehensif dengan para Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) di bawah koordinasi Wakil Rektor (WR) I. Saat ini fokus utama dari kegiatan penjaminan mutu diprioritaskan pada bidang akademik proses pembelajaran . Selanjutnya secara bertahap kegiatan penjaminan mutu akan merambah bidang akademik lainnya yaitu penelitian dan pengabdian masyarakat, serta akhirnya bidang non-akademik (keuangan, administrasi, dll). Pada akhirnya target utama QAC ke depan adalah terbentuknya sistem penjaminan mutu yang sistematis dan terpadu baik bidang akademik dan non-akademik di lingkungan UMS.

RTM Unit tengah tahun TA 2014-2015

RTM (Rapat Tinjauan Manajemen) merupakan rapat besar yang mewakili pihak Rektorat sebagai Top Manajemen dan Unit terkait dibawahnya dalam waktu satu siklus audit untuk mengambil solusi dari temuan audit SMM (Sistem Manajemen Mutu) yang telah dilaksanakan sebelumnya,  namun dalam kenyataannya kendala agenda pimpinan yang padat  terkadang sulit untuk disatukan duduk semeja dalam satu pertemuan yang diwadahi dengan materi PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) dan manajemen lainnya, dalam kesempatan Senin, 13 April 2105 Top manajemen diwakili oleh WR I - WR II dan berganti dengan WR II dan WR IV menemani Unit untuk memulai rapat tersebut. Secara umum laporan hasil audit unit yang telah dipersiapkan Kabid Monitoring dan audit Ibu Erindyah Retno Wikantyasning, Ph. D., Apt, pencapaian IKU (Indeks Kinerja Unit) pada tengah tahun 2014/2105 cukup baik, dengan nilai IKU telah melampaui 96%, kecuali untuk unit Pondok Shobron.  Namun nilai IKU tersebut belum bisa menggambarkan pencapaian yang sesungguhnya, karena banyak kegiatan yang diabaikan atau ditunda auditnya. Beberapa unit seperti  IT, Humas, Kantor Keuangan dan KUI tidak menghasilkan IKU karena unit-unit tersebut tidak mengajukan RPU (Rencana Pengembangan Unit) dengan kata lain hanya sekedar menjalankan tugas yang diberikan oleh pimpinan. Untuk selanjutnya hasil audit yang dipaparkan dalam RTM kali ini dapat diunduh di web rpps.ums.ac.id.

Pelatihan Dokumentasi dan Kearsipan Mutu

Dokumentasi dan pengarsipan mempunyai peran yang sangat penting dalam siklus penjaminan mutu. Tanpa sistem dokumentasi yang baik, dapat menyebabkan pekerjaan menjadi kurang efektif dan tidak efesien serta mengganggu jalannya bisnis proses. Sebaliknya, penyimpanan file dengan sistem yang benar akan sangat membantu lancarnya kegiatan, efektifitas waktu dan efesiensi tenaga. Oleh karena itu dibutuhkan pemahaman yang baik terhadap sifat dan jenis dokumen yang merupakan rekaman dari aliran proses bisnis khususnya dalam menunjang Sistem Manajemen Mutu (SMM) di UMS.

Pada kesempatan Rabu, 8 April 2015, dilaksanakanlah Pelatihan dengan mengambil tempat di ruang Seminar lantai II Fakulatas Ekonomi dan Bisnis dengan Narasumber Mutu Bp. Kelik Wardiono, SH., MH yang membidani kelahiran QAC di UMS sebelum berganti nama menjadi LJM dan eks pejabat KaPMP (Kepala Penjaminan Mutu) Sekolah Pasca Sarjana, dengan materi Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu Hasil Dalam Sistem Manajemen Mutu, kemudian sebagai Narasumber kedua adalah Ibu Dra. Siti Nuzilah, pejabat HRD dan eks. pejabat Perpustakaan di UMS, dengan materi Pengendalian Arsip. Pelatihan ini diikuti oleh WD II dan Ka.Tu serta Staf Administrasi pada prodi dengan kurang lebih 70 peserta hadir untuk mengikuti pelatihan ini, Pelatihan ini diakhiri dengan penyampaian presentasi hasil kelompok pada unit kerja yang dipilih.

Audit tengah tahun unit di UMS

Untuk mengetahui kinerja unit dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan dalam RPU (Rencana Pengembangan Unit) dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu (SMM) di masing-masing unit, maka dilaksanaksanakanlah audit internal pada tanggal 17-18 Maret 2015, audit internal adalah merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi untuk menjamin terselenggaranya proses penjaminan mutu yang berkelanjutan. Audit internal ini dilaksanakan setiap 6 bulan sekali di UMS, dimaksudkanuntuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan SMM yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu. Selain itu, dalam audit internal akan dievaluasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah diusulkan unit melalui RPU. Diharapkan dengan audit terdapat output berupa pelaksanaan SMM dan program-program RPU yang dilaksanakan dengan baik dan meningkatkan tata kelola di masing-masing unit

Kunjungan Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang

Sesuai dengan waktu yang telah disepakati antara LJM UMS dan STF M Tangerang pada hari Senin dan Selasa tanggal 9-10 Maret 2015 bertempat di ruang pertemuan kecil LJM dilaksanakan pertemuan studi banding terkait penjaminan mutu di perguruan tinggi dimana Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang diwakili oleh ibu Nita Rusdiana, M.Sc.,Apt dan LJM diwakili oleh seluruh stafnya. Dalam kesempatan tersebut dipaparkan mengenai  Sistem Manajemen Mutu di UMS oleh ibu Nur Hidayati, Ph.D, sistem audit oleh ibu Erindyah Retno Wikantyasning, Ph.D dan penerapannya pada Fakultas Farmasi yang di dampingi oleh pjs bp. Broto Santoso, M.Sc., Apt. Disamping itu pula diperkenalkan penerapan Kurikulum dan sistem dokumentasi mutu yang di terapkan di UMS termasuk penilaian dosen oleh mahasiswa (edom).

 

RTM Hasil Audit Tengah Tahun Anggaran 2014-2015

RTM Hasil Audit Tengah Tahun Anggaran 2014-2015 dilaksanakan di auditorium Moh Dzasman pada hari selasa, 3 Maret 2015 tercatat undangan dari Dekan, Kaprodi, WR dan Auditor berjumlah 35 orang, dalam kesempatan tersebut dipaparkan hasil audit pada tanggal 19-23 Januari 2015 di Prodi dan Fakultas, dengan penilaian IKU (indeks Kinerja Unit), Pengembangan Individual Dosen (PID) yang diantaranya berupa partisipasi penelitian hibah UMS, penelitian non kompetitif, pengabdian masyarakat dan seminar, sedangkan untuk persentasi partisipasi mengalami penurunan dari setelah lounching pertama untuk penelitian non kompetitif 61%, pengabdian masyarakat 75% dan seminar 62%. Dari berbagai permasalahan juga di paparkan dalam slide berupa status PID 2014-2015 catatan, serta beberpa temuan sistem manajemen mutu (SMM).

Penyerahan berkas BKD

Diakhir-akhir batas waktu penyerahan Laporan Kinerja Dosen (BKD), panitia baru dapat menyelesaikan tugasnya, setelah 2 minggu lebih waktu yang melelahkan berkelud dengan dokumen dan aktifitas kepanitiaan serta finishing yang panjang Jumat 27 Februari 2015 dokumen harus siap diserahkan, perlengkapan serah terima BKD tersebut diantaranya hardcopy Lembar Laporan Kinerja Dosen (LKD) beserta  kesimpulan sebanyak 332 peserta, lembar compile fakultas dan unversitas, copy dan legalisir sertifikat pendidik dosen baru lulus serdos, tanda terima terbaru, lampiran A-B-C (studi lanjut, pensiun dan cuti/sakit), DVD burner (softcopy) dan scan, baru dapat diberangkatkan kekopertis6 di semarang sejak penundaan dari hari sebelumnya, pada pukul 09.42 wib dan pada pukul 11.40 setelah menunggu antrian, dokumen diserahkan untuk menunggu verifikasi keabsahan pemberkasan dari kopertis pada waktu berikutnya.

Penilaian Kinerja Dosen akhir semester gasal 2014-2015

Penilaian BKD  semester gasal 2014-2015 dilaksanakan serentak pada hari senin, 16 Februari 2015 di Auditorium Moh. Djazman, tidak kurang dari 300 asesor internal terlibat di dalam penilaian kinerja dosen, terhitung 4 asesor eksternal digunakan yang mengasesori guru besar UMS yaitu Prof Tulus Haryono, Prof Bambang Sutopo, Prof Joko Nurkamto dan prof Adi Sulistyono,  beberapa permohonan pengasesoran pun terus berdatangan dari berbagai PTS lain sampai satu hari menjelang penyerahan berkas Kopertis yang tidak dapat dilayani dengan baik berhubung kepentingan internal lebih utama untuk diselesaikan. Selanjutya setelah penyelesaian penilaian  laporan kinerja dosen ini bagi yang perlu direvisi dan perbaikan diadakan perbaikan dan terakhir di tanda tangani asesor, kali ini panitia dibantu oleh 8 mahasiswa volunteer yang melakukan finalisasi dan pemeriksaan selanjutnya, sebelum berkas dibawa ke kopertis, dan perlu digaris bawahi disini bahwa berkas BKD khusus bagi Guru besar sesuai dengan surat dari kopertis untuk dilakukan pengarsipan oleh universitas sejak semester gasal 2013-2014 yang lalu.

Pemberkasan Kinerja Dosen akhir semester gasal 2014-2015

13-14 Februari 2015 merupakan 2 hari waktu penerimaan berkas BKD semester gasal 2014-2015 bersamaan dengan segala persiapan administrasi dan kekurangan teknik, yang masih belum memadai adalah tidak adanya tim IT khusus dalam persiapan pemberkasan yang diantaranya kesiapan laptop (prepare maupun maintenance) dan jaringan, dengan ditemukan kembali 1 laptop yang bermasalah dalam keyboard, tidak adanya akses internet (accses point/wifi) dalam ruang auditorium yang hilang sebelumnya, sehingga mengganggu dalam link server pear to pear atau laptop dengan laptop mengakibatkan sulitnya data terkumpul dalam satu tempat untuk di akses hingga finalisasi/compile, juga belum datangnya tambahan 1 laptop untuk kegiatan ini, sebagai fungsi server, secara fisik dibutuhkan 2 laptop tapi status persetujuan RPU hanya 1 sehingga target 1 rumpun 1 laptop dalam pemberkasan belum tercapai. Secara garis besar pemberkasan yang dilaksanakan di Auditorium Moh. Djazman  berjalan baik, ada 332 peserta di semester ini terdaftar dalam dosen tersertifikasi untuk UMS, namun kembali kopertis terlambat dalam menginformasikan data update dosen terbaru maupun nomor serdos kepada PTS binaannya sehingga mengganggu verifikasi pemutahiran data, begitu pula dengan softfile BKD Mei 2013 yang digunakan belum terupdate sehingga banyak gelar dosen/ asesor yang sudah tidak sesuai.

Pertemuan Koordinasi antara LJM dan GJM

Pertemuan koordinasi antara staf LJM dan GJM terlaksana pada hari Senin, 26 Januari 2015 yang lalu diantara pokok permasalahan yang menjadi pembahasan adalah persiapan PBM semester genap 2014-2015, beberapa dibicarakan juga dari hasil audit sebelumnya mengenai tugas, wewenang dan eksistensi GJM di prodi, penyimpangan dosen terhadap standar mutu dan SOP. Untuk mencari pendekatan terhadap tugas GJM pada pertemuan tersebut pula GJM diberikan panduan tugas yang harus dijalankan dan disosialisasikan, sebagai refreshing diingatkan pada akhir kuliah mahasiswa biasanya mengisi EDOM (evaluasi dosen oleh mahasiswa) dimana penilaian ini sangat berguna untuk prasyarat pengisian PID, tetapi disamping itu untuk pengisisan edom perlu dipertanyakan juga integritas pengisian qeusioner tersebut di mahasiswa. Beberapa masukkan dari pertemuantersebut diantaranya GJM diharapkan prodi sebagai pelaku teknis dilapangan terutama pada waktu audit, koordinator menyusun acara silaturahmi ke gugus, diadakannya ruang koordinator GJM, pengeluaran surat Monev oleh LJM, dan pengumpulan hasil monev dalam bentuk soft kopi lewat koordinator ke LJM. Dan dengan telah diterbitkannya SK Rektor No.013/I/2015, maka ibu Rita Pramujiyanti Khotimah, S.Si., MSi dan ibu Dini Restiyanti P, S.Pd., M.Pd resmi sebagai pejabat GJM untuk Gugus D FKIP.

Audit RPPS/F Tengah Tahun 2014-2015

Senin sampai dengan Jumat (19-23) Januari terlaksana sebagai hari audit bagi LJM, selama 5 hari sebanyak 42 auditor telah membantu untuk mensukseskan kegiatan ini, namun masih ada beberapa prodi yang meminta penangguhan pada hari Sabtu dan Senin (24 & 26) Januari yang akan datang dikarenakan sesuatu hal, terima kasih kepada Tim  Auditor yang telah bersemangat dalam menjalankan tugasnya dan Service Satisfaction Guaranteed untuk unit IT terutama Bp. Bana Handaga, Ph.D yang telah membantu dalam infrastruktur jaringan dan maintenance band with selama audit ini berlangsung.

 
Copyright © 2012 LJM-UMS