Selamat Datang di LJM-UMS

Lembaga Penjaminan Mutu (LJM)-UMS, Lembaga yang dulunya bernama QAC ini merupakan lembaga penjaminan mutu tingkat universitas di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS). QAC secara resmi berdiri sejak tahun 2005 pada saat UMS menerima hibah Technological and Professional Skills Development Project (TPSDP). Meski demikian semacam lembaga penjaminan mutu telah ada di UMS sejak tahun 2001 yang pada saat itu cakupan tugasnya masih spesifik mengurusi akreditasi program studi (Prodi). Tugas harian QAC dijalankan oleh seorang Ketua QA, bekerja secara terintegrasi dan komprehensif dengan para Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) di bawah koordinasi Wakil Rektor (WR) I. Saat ini fokus utama dari kegiatan penjaminan mutu diprioritaskan pada bidang akademik proses pembelajaran . Selanjutnya secara bertahap kegiatan penjaminan mutu akan merambah bidang akademik lainnya yaitu penelitian dan pengabdian masyarakat, serta akhirnya bidang non-akademik (keuangan, administrasi, dll). Pada akhirnya target utama QAC ke depan adalah terbentuknya sistem penjaminan mutu yang sistematis dan terpadu baik bidang akademik dan non-akademik di lingkungan UMS.

Kunjungan Akper MAMBA

Jumat, 22 Mei 2015 LJM mendapat kehormatan berupa kedatangan tamu dari Akper MAMBA'UL 'ULUM Surakarta yang secara singkat mengadakan studi banding mengenai penjamu di UMS, dalam kunjungannya tersebut dikatakannya pula bahwa Maba'ul Ulum sudah sering mengikuti pelatihan mengenai penjamu ini tetapi pada saat aplikasi dokumen tidak berjalan sama sekali sehingga ketika mendapat pertanyaan mengenai unit ini Akper Mamba'ul 'ulum belum dapat memberikan jawabnya, maka pada kesempatan itu juga staf penjamu dari Akper Mamba'ul 'ulum meminta saran singkat dan contoh aplikasi dalam paparan maupun dokumen SOP di UMS ini, perwakilan dari staf penjamu Akper MAMBA'UL 'ULUM Surakarta diwakili oleh Bp.Roji, Ibu Sri Sayekti dan ibu Tri Yuniarti.

Penyelamatan data setelah banjir

Upaya peneyelamatan dokumen baik dengan penjemuran, pengovenan dan hairdryer, penyetrikaan juga pendinginan dengan AC terus dilaksanakan oleh staf LJM untuk mengantisipasi rusaknya dokumen penting akibat banjir bandang pada Rabu, 22 April yang lalu, kini 9 Mei 2015 setelah 2 minggu berlalu sebagian dokumen sudah dapat diselamatkan dan sudah masuk kedalam pengemasan baru, dalam tatanan almari yang tinggi. Namun dokumen yang tercetak dengan tinta printer inkjet banyak yang tidak terselamatkan karena luntur, dan tidak terbaca lagi. Seyogyanya hal ini tidak terulang lagi dikala karyawan lain sibuk dengan pekerjaan yang lan kami masih saja sibuk dengan pekerjaan recovery data.

Upacara Hardiknas

Hari Pendidikan Nasional, disingkat HARDIKNAS, adalah hari yang ditetapkan oleh pemerintah Indonesia untuk memperingati kelahiran Ki Hajar Dewantara, tokoh pelopor pendidikan di Indonesia dan pendiri lembaga pendidikan Taman Siswa, diperingati pada tanggal 2 Mei setiap tahunnya, begitu juga dengan UMS melaksanakannya pada hari Sabtu pagi di depan kampus Fakultas Hukum. Pada kesempatan itu Rektor UMS Prof.  Bambang Setiaji, M.Si mengatakan seharusnya Muhammadiyah dengan Ki Ahmad Dahlan -lah yang diangkat pada setiap hardiknas ini karena Muhammadiyah (18 November 1912) lebih dulu memajukkan pendidikan di Indonesia dibandingkan Taman Siswa (3 Juli 1922),seperti biasanya setelah upacara selesai peserta disediakan hidangan pagi berupa nasi liwet dan teh panas.

Rapat Koordinasi GJM seluruh prodi dan fakultas

Pertemuan setelah 1 minggu tragedi banjir, dan masih diselingi dengan aroma yang khas dari kertas dan ruang yang basah dan lembab rapat koordinasi 30 April 2015 tetap dilaksanakan di ruang LJM, berbekal parfum ruang dan pendingin ruang AC, suasana duka trauma banjir dapat dilupakan oleh peserta, sebanyak kurang lebih 15 peserta hadir pada pertemuan koordinasi tersebut yang membahas permasalahan PBM dan laporan rekap EDOM. Tampak dalam gambar ibu Nur Hidayati dan ibu Erindyah memimpin rapat.

Kampus I UMS kebanjiran

Hujan deras yang turun pada malam  Rabu, 22 April 2015 jam 23.00 wib tidak saja hanya dirasakan oleh masyarakat Surakarta sebagai penyebab banjir bandang meluapnya berbagai kali dan sungai tetapi juga kampus I UMS yang bersebelahan dengan kali ditepi jalan, kantor LJM yang pada tahun 2008 pernah kejadian serupa kali ini terulang kembali, trauma masa lalu yang selalu berbekas dengan rusaknya dokumen dan alat-alat elektronik selalu berulang tanpa solusi, andai kata kantor LJM dan sederet kantor lainnya yang berbaris dipindah keruang kuliah di selatannya (FIK)  tentunya akan menjawab semua itu. Tampak gambar air banjir didepan kantor LJM ketika mulai surut dengan cepat sekitar pukul 2.00 dini hari. Foto-foto banjir lainnya dapat dilihat di galery.

RTM Unit tengah tahun TA 2014-2015

RTM (Rapat Tinjauan Manajemen) merupakan rapat besar yang mewakili pihak Rektorat sebagai Top Manajemen dan Unit terkait dibawahnya dalam waktu satu siklus audit untuk mengambil solusi dari temuan audit SMM (Sistem Manajemen Mutu) yang telah dilaksanakan sebelumnya,  namun dalam kenyataannya kendala agenda pimpinan yang padat  terkadang sulit untuk disatukan duduk semeja dalam satu pertemuan yang diwadahi dengan materi PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) dan manajemen lainnya, dalam kesempatan Senin, 13 April 2105 Top manajemen diwakili oleh WR I - WR II dan berganti dengan WR II dan WR IV menemani Unit untuk memulai rapat tersebut. Secara umum laporan hasil audit unit yang telah dipersiapkan Kabid Monitoring dan audit Ibu Erindyah Retno Wikantyasning, Ph. D., Apt, pencapaian IKU (Indeks Kinerja Unit) pada tengah tahun 2014/2105 cukup baik, dengan nilai IKU telah melampaui 96%, kecuali untuk unit Pondok Shobron.  Namun nilai IKU tersebut belum bisa menggambarkan pencapaian yang sesungguhnya, karena banyak kegiatan yang diabaikan atau ditunda auditnya. Beberapa unit seperti  IT, Humas, Kantor Keuangan dan KUI tidak menghasilkan IKU karena unit-unit tersebut tidak mengajukan RPU (Rencana Pengembangan Unit) dengan kata lain hanya sekedar menjalankan tugas yang diberikan oleh pimpinan. Untuk selanjutnya hasil audit yang dipaparkan dalam RTM kali ini dapat diunduh di web rpps.ums.ac.id.

Pelatihan Dokumentasi dan Kearsipan Mutu

Dokumentasi dan pengarsipan mempunyai peran yang sangat penting dalam siklus penjaminan mutu. Tanpa sistem dokumentasi yang baik, dapat menyebabkan pekerjaan menjadi kurang efektif dan tidak efesien serta mengganggu jalannya bisnis proses. Sebaliknya, penyimpanan file dengan sistem yang benar akan sangat membantu lancarnya kegiatan, efektifitas waktu dan efesiensi tenaga. Oleh karena itu dibutuhkan pemahaman yang baik terhadap sifat dan jenis dokumen yang merupakan rekaman dari aliran proses bisnis khususnya dalam menunjang Sistem Manajemen Mutu (SMM) di UMS.

Pada kesempatan Rabu, 8 April 2015, dilaksanakanlah Pelatihan dengan mengambil tempat di ruang Seminar lantai II Fakulatas Ekonomi dan Bisnis dengan Narasumber Mutu Bp. Kelik Wardiono, SH., MH yang membidani kelahiran QAC di UMS sebelum berganti nama menjadi LJM dan eks pejabat KaPMP (Kepala Penjaminan Mutu) Sekolah Pasca Sarjana, dengan materi Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu Hasil Dalam Sistem Manajemen Mutu, kemudian sebagai Narasumber kedua adalah Ibu Dra. Siti Nuzilah, pejabat HRD dan eks. pejabat Perpustakaan di UMS, dengan materi Pengendalian Arsip. Pelatihan ini diikuti oleh WD II dan Ka.Tu serta Staf Administrasi pada prodi dengan kurang lebih 70 peserta hadir untuk mengikuti pelatihan ini, Pelatihan ini diakhiri dengan penyampaian presentasi hasil kelompok pada unit kerja yang dipilih.

Audit tengah tahun unit di UMS

Untuk mengetahui kinerja unit dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan dalam RPU (Rencana Pengembangan Unit) dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu (SMM) di masing-masing unit, maka dilaksanaksanakanlah audit internal pada tanggal 17-18 Maret 2015, audit internal adalah merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi untuk menjamin terselenggaranya proses penjaminan mutu yang berkelanjutan. Audit internal ini dilaksanakan setiap 6 bulan sekali di UMS, dimaksudkanuntuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan SMM yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu. Selain itu, dalam audit internal akan dievaluasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah diusulkan unit melalui RPU. Diharapkan dengan audit terdapat output berupa pelaksanaan SMM dan program-program RPU yang dilaksanakan dengan baik dan meningkatkan tata kelola di masing-masing unit

Kunjungan Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang

Sesuai dengan waktu yang telah disepakati antara LJM UMS dan STF M Tangerang pada hari Senin dan Selasa tanggal 9-10 Maret 2015 bertempat di ruang pertemuan kecil LJM dilaksanakan pertemuan studi banding terkait penjaminan mutu di perguruan tinggi dimana Sekolah Tinggi Farmasi Muhammadiyah Tangerang diwakili oleh ibu Nita Rusdiana, M.Sc.,Apt dan LJM diwakili oleh seluruh stafnya. Dalam kesempatan tersebut dipaparkan mengenai  Sistem Manajemen Mutu di UMS oleh ibu Nur Hidayati, Ph.D, sistem audit oleh ibu Erindyah Retno Wikantyasning, Ph.D dan penerapannya pada Fakultas Farmasi yang di dampingi oleh pjs bp. Broto Santoso, M.Sc., Apt. Disamping itu pula diperkenalkan penerapan Kurikulum dan sistem dokumentasi mutu yang di terapkan di UMS termasuk penilaian dosen oleh mahasiswa (edom).

 

RTM Hasil Audit Tengah Tahun Anggaran 2014-2015

RTM Hasil Audit Tengah Tahun Anggaran 2014-2015 dilaksanakan di auditorium Moh Dzasman pada hari selasa, 3 Maret 2015 tercatat undangan dari Dekan, Kaprodi, WR dan Auditor berjumlah 35 orang, dalam kesempatan tersebut dipaparkan hasil audit pada tanggal 19-23 Januari 2015 di Prodi dan Fakultas, dengan penilaian IKU (indeks Kinerja Unit), Pengembangan Individual Dosen (PID) yang diantaranya berupa partisipasi penelitian hibah UMS, penelitian non kompetitif, pengabdian masyarakat dan seminar, sedangkan untuk persentasi partisipasi mengalami penurunan dari setelah lounching pertama untuk penelitian non kompetitif 61%, pengabdian masyarakat 75% dan seminar 62%. Dari berbagai permasalahan juga di paparkan dalam slide berupa status PID 2014-2015 catatan, serta beberpa temuan sistem manajemen mutu (SMM).

 
Copyright © 2012 LJM-UMS